Księgowość to jeden z obszarów działalności przedsiębiorstwa, który, chociaż istotny dla prawidłowego funkcjonowania firmy, nie stanowi głównej jego działalności. Ponadto często pochłania dużą część nakładów finansowych, które mogłyby zostać przeznaczone na inne cele.

– Organizacja działu księgowego może być procesem dość kosztownym. Trzeba wziąć pod uwagę konieczność wygospodarowania dodatkowej przestrzeni w firmie, koszt obsadzenia niezbędnych stanowisk, wyposażenia stanowisk w sprzęt oraz wydatki na zakup fachowego oprogramowania. Te wszystkie koszty mogą być dla firmy dużym obciążeniem, zwłaszcza dla tej rozpoczynającej działalność i mającej mocno ograniczone zasoby kapitałowe – podkreśla Roman Łazarski z firmy Łazarski Audyt.

Oprócz wyżej wspomnianych kosztów przedsiębiorca powinien pamiętać o wynagrodzeniach pracowników działu księgowości, na które składają się także: składki ZUS, koszty choroby, urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich i wychowawczych, koszty rekrutacji i szkoleń.

Aby uniknąć tak dużych wydatków, zwłaszcza na początku działalności, warto zastanowić się na outsourcingiem księgowości, czyli powierzeniem jej wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Taka współpraca może przynieść wiele korzyści i przede wszystkim oszczędności, które w obecnej sytuacji gospodarczej mogą być wskazane.

Fachowa pomoc

Zlecając księgowość renomowanej firmie zewnętrznej, przedsiębiorca ma pewność, że otrzyma fachową usługę.

– Przepisy podatkowe tak szybko ulegają zmianie, że przedsiębiorca prowadzący własny biznes nie jest w stanie śledzić wszystkich modyfikacji. Wyjściem z takiej sytuacji jest powierzenie księgowości firmy specjaliście, który jest na bieżąco. Od jakiegoś czasu przedsiębiorcy zatrudniający przynajmniej jedną osobę zobowiązani są do składania elektronicznych deklaracji ZUS. Zlecając to księgowej, mam pewność, że dokumenty zostaną wypełnione poprawnie – mówi Ryszard Ciechanowski, właściciel firmy produkującej meble.

Firmom zewnętrznym ze względu na efekt ekonomii skali opłaca się bowiem inwestować w nowe technologie i szkolić personel, który potrafi dopasować się do indywidualnych potrzeb klienta, a także doradzić, jak szukać oszczędności w firmie.

– Wielu młodych przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z rozwiązań, które mogą im przynieść oszczędności np. wykorzystać własne mieszkanie do prowadzenia działalności, skorzystać z przyspieszonej amortyzacji. Brakuje wiedzy, a przez to się traci. Wielu klientów ma też dochody z innych źródeł. Firma może doradzić, jaki sposób rozliczania się z fiskusem będzie najlepszy i jaką formę opodatkowania wybrać -mówi Dominik Mędrzycki, kierownik zespołu księgowego w Tax Care.

Skupić się na biznesie

Zlecanie księgowości firmom zewnętrznym skutkuje również uproszczeniem struktur organizacyjnych firmy i uwolnieniem kadry menedżerskiej, która może skupić się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa.

Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach firmy. Organizacja osiąga wówczas lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Co więcej przedsiębiorstwo zwiększa elastyczność swoich działań, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich – również wydajność. Dzięki outsourcingowi firma może utrzymać zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, zapewniając jednocześnie wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych – podkreśla Dominika Chybowska z FPA Group.

Korzystanie z usług zewnętrznych firm zajmujących się księgowością opłaca się przede wszystkim przedsiębiorstwom jednoosobowym, którym zależy na oszczędności czasu i pieniędzy. W przypadku dużych firm, zatrudniających ponad 100 osób sprawa może być trudniejsza, gdyż automatycznie wzrasta liczba zdarzeń gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie. Wówczas zlecanie księgowości na zewnątrz może być nieopłacalne.

– Duże podmioty często potrzebują zintegrowanego systemu księgowego na swoje zewnętrzne potrzeby i nie jest dla nich sprawą zasadnicza, ile to kosztuje – zaznacza Roman Łazarski.

Oczywiście, nie jest to regułą i są firmy, dla których outsourcing księgowości nie stanowi problemu i wolą powierzyć kwestie księgowania fachowcom.

Mali przedsiębiorcy, korzystając z zewnętrznej firmy, zdejmują z siebie część odpowiedzialności podatkowej. Nie muszą śledzić na bieżąco przepisów, a korzystając z firmy, która się tym zajmuje, mają gotowe rozwiązania, na bieżąco. Zyskują także inne przywileje.

– W Tax Care poza samą księgowością trzeba mieć świadomość tego, że jest dużo innych usług, z których przedsiębiorcy mogą korzystać, np. darmowa strona internetowa, broker kurierów, abonament prawniczy, programy magazynowe i kasy fiskalne z rabatami, rabat na samochód wybranej marki, zintegrowanie księgowości z kontem bankowym i stały podgląd do płatności, windykacja, darmowy wgląd do swoich ksiąg i rozrachunków, połączenie konta z Allegro dla użytkowników portalu – wymienia Dominik Mędrzycki.

Święty spokój kosztuje

Średni koszt outsourcingu księgowości to 150-200 zł miesięcznie przy zleceniu 20-30 dokumentów księgowych. W Tax Care miesięczny abonament wynosi około 99 zł, ale największą popularnością cieszy się ten za 189 zł netto. Dla nowych klientów są czasowe promocje, np. pierwsze 3 miesiące za o zł. Opłata rośnie wraz z liczbą i stopniem komplikacji operacji oddawanych do rozliczenia.

– Za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ponieważ wymagają fachowej wiedzy specjalistycznej i droższego oprogramowania, stawki są większe. W Warszawie zaczynają się mniej więcej od 500 zł netto za miesiąc w górę -podaje Roman Łazarski.

W ofercie firm są także zadania, które można opłacić jednorazowo, np. rozliczanie wstecz (rozksięgowanie), jeśli ktoś zaniedbał swoją księgowość.

Na własną rękę

Oczywiście, przedsiębiorca może zdecydować się na samodzielne prowadzenie księgowości. W internecie dostępne są programy, które mogą pomóc w bieżących rozliczeniach firmy. Miesięczny abonament zaczyna się od 20 zł.

Bardziej zaawansowani przedsiębiorcy mogą skorzystać z fachowych oprogramowań, produkowane m.in. przez Comarch, Asseco-Wapro, Sage-Symfonia, Raks, Fakt. Niestety, są one dość drogie i wymagają częstego aktualizowania. Co więcej, mimo że przedsiębiorca może korzystać z gotowych arkuszy rozliczeniowych, pojawiają się wątpliwości związane z tym, co można, a czego nie można wpisać w tabelki, a także rozliczne zagadki pojęciowe, które trzeba rozwiązać. Pomocy trzeba szukać w artykułach prawnych lub u fachowców, za których pomoc trzeba zapłacić.

To od ambicji, pracowitości i zaciętości przedsiębiorcy zależy, jaką drogę rozliczania się wybierze. Są tacy, którzy wolą powierzyć tę kwestię specjalistom i skupić się na podstawowej działalności firmy. Są jednak także tacy, którzy dla samych siebie chcą nauczyć się materii księgowo-podatkowej i samodzielnie zadbać o księgowość własnej firmy.

Małgorzata Milewska

Komentarze
  • Księgowość internetowa- dlaczego się opłaca?

    Czy internetowa księgowość się opłaca? Internetowa księgowość to nowy rodzaj załatwiania s…
Załaduj więcej podobnych artykułów
Załaduj więcej Redaktor
Załaduj więcej Biznes

Dodaj komentarz

Sprawdź też

Ile kcal ma białko jaja? Czy warto pozbywać się żółtek lub białek?

Wiele osób chcących zrzucić nadmierne kilogramy, uprawiający sport i prowadzący dziennik d…